社会人として一目置かれる電話マナー!3つのポイント簡単解説!

電話マナーの極意が切り方にあることを

ご存知ですか?

入社したての社会人にとって

会社の電話を取ることは

不安が大きくとても勇気の必要な行為です!

今回は

そんな不安を和らげ

さらに社内でも一目置かれる存在になるような

押さえるべき電話マナー

最低限のポイントを3つご紹介します!

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電話を取った直後の挨拶は?


ここは

それぞれ業種や社風によって

かなり変わってきます。

電話をかけてくる取引先などによっては

電話がつながった直後

こちらがまだ挨拶を言っている途中でも

強引に要件を話してくるような場合もあります!

ですから

最初の挨拶はあまり長くならず短すぎずの

「ありがとうございます、○○○○(社名)の○○(名前)です。」

くらいが無難です。

はじめの挨拶の出だしを

「ありがとうございます」にしておくと

よくある次のお互いに

「お世話になります」合戦のセリフが

スムーズにつながります!

しかし

ここは業種や社風によってかなり違ってくるので

入社したらまず

先輩方が電話口でどんな挨拶をしているのか

どんな口調で応対しているのか

よく観察し、事前に練習して準備しておきましょう!


社外からの電話で上司や先輩の呼び方は?


取引先などからかかってきた電話で

「○○部長はいらっしゃいますか?」

「○○さんはお手すきでしょうか?」

などの問いかけに

つい

「○○部長ですね、少々お待ちください」

「申し訳ありません○○さんは外出中です」

などと答えてしまってはNGです!!!

もちろん、社内では

上司を○○部長、先輩は○○さん

と呼びますが

社外の人と話す場合、社内の人を指す呼び名は

たとえ上司や先輩であっても

呼び捨てです!!!

慣れないうちは

上司や先輩を呼び捨てにするのは抵抗もあるでしょう

しかし

同じ会社の社員は家族と同じような考え方なので

社外の人に対しては

「○○部長」ではなく「部長の○○」

「○○さん」ではなく「○○」

と呼び捨てにするのが

ビジネスマナーなのです!!!

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電話マナーの極意は切り方にあり!


最後に

一番失敗してしまいがちな

電話の切り方です!

だいたい最後のセリフは決まってお互い

「失礼致します。」

と言っておけば間違いありません。

しかし!

ここからが肝心で

会話終了直後に電話を切るのではなく

受話器に耳を澄まし

ツーツー音が聞こえ

相手が電話を切ったことを確認してから

こちらも切ることを心掛けましょう!

もちろん

相手も、こちらが電話を切るのを待って

耳を澄まし合っている

なんて場合もあります!

そんな時は

沈黙があまり長くならない頃を見計らって

電話機本体の受話器を置く位置にある

フックと呼ばれる

ポッチをポチッと

指で静かに押さえて切るのが

スマートな方法です!!!

決して

受話器を本体のフックに直接置くことで

ガチャっ!

と切ってしまう

ガチャ切りと呼ばれる行為だけは

避けてくださ!!!

相手がこちらの様子を耳を澄ましてうかがっているのに

受話器を本体にガチャっ!と置かれたら

どうでしょう?

きっと、あまり良い印象は持たれないでしょう。

電話を切ったあと

相手に嫌なイメージを抱かせないことも重要ですが

社内の上司や先輩、同僚も

あなたの電話対応のしぐさや

会話は必ず気にしています。

もし

相手に自分が、ガチャ切りされたとしても

それは周りの上司や先輩、同僚には

見えないし、聞こえないので

気付かれません

それでも

ガチャ切りした相手に対して

ガチャ切りし返すのではなく!

どんな時も、毎回

ポッチをポチッと

指で静かに押さえて切ることを心掛けましょう!

あなたのスマートな行動やしぐさに

上司や先輩、同僚から

一目置かれることになると思います!!!

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まとめ


今回ご紹介した3つのポイント

最低限の押さえるべきマナーですが

良くも悪くも

電話口の態度や誠意は

必ず相手に伝わってしまいます!

電話は

相手を思いやる気持ちで対応することを

心掛けましょう♪

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